品牌管理，專家都在避免的 4 大營運問題
企業營運效率是品牌發展的重心，其中牽扯到大量的議題：管理學、心理學、品牌經營學、員工溝通、品牌目標與設計等等，在數位轉型的思維下，更有許多工具與想法可以改善企業效率，這篇文章我們聚焦在避免那些因應著數位轉型而發生的品牌管理問題！以確保品牌長期營運效率，創造更高的價值。
#1 小心「解決方案」帶來的是困擾
在數位轉型的思維下，大量的第三方工具層出不窮，許多企業在不明究理的狀況下，導入了不適合自己的工具。浪費錢還是小事，真正造成麻煩的是破壞了企業體質，讓工作流程變得複雜，導致員工失去組織熱忱，這種問題是毀滅性的，不可不小心。
#1-1 導入數位工具的前提
在我服務的過程與經驗中，看過太多企業為了解決單一問題，而導入過多的第三方解決方案，最終把組織變成縫合怪，不只難以管理，更難以改善。因為營運架構被綁定在第三方工具上，其實代表了組織的發展模式必須遷就第三方認知，而這很可能違背了長期發展的價值。所以，任何一個解方都必須先從品牌的需求出發，而不是無限制的引入，如果為了解決短期問題，而將品牌推向長期泥淖當中，是得不償失的。
很多時候品牌經營的關鍵並不是做對了什麼，而是沒有做錯什麼！不少品牌之所以能長大，是因為不會搞事！
其實，任何數位工具都非常單純，其目的只有「簡化工作」這個功能，如果企業導入了這些工具，員工沒有感覺工作變得輕鬆、感覺壓力降低的話，那就是用錯了！這個工具對品牌來說就是沒意義的，建議移除。
舉例來說：很多工程師習慣利用 Github 上的工作流程進行交辦與溝通，如果因為 Asana 軟體很紅，管理層就決定增加這個軟體到管理流程當中，很可能不是讓工程師變得輕鬆，而是多了一條工作流程需要兼顧，最終導致工作效率降低，而且員工也會埋怨管理層。
因此，我在服務過程中對數位管理工具的使用條件有以下規則：
- 一個人最多同時使用 3 個管理工具：這些管理工具包含了溝通軟體、工作管理軟體、任何內部為主的軟體，例如：內部 ERP、Email、Line、Slack、Asana、Evernote、Trello、Gmail 日曆、雲端待辦清單⋯⋯。
- 需求被滿足後，工具越小越好：這是數位工具的通病，大多數的工具為了讓更多人使用，納入了過多的應用情境，導致其他人使用時產生困擾。因此在選擇工具時，我會特別留意需求，一旦滿足需求後的第一考量，即軟體有多輕量。我在避免的就是其他人被複雜的功能影響，而忘記了為什麼我們要用這個工具。
- 導入整體前，一定要局部採用：很多工具看起來很棒，但用起來感受差的要死，這有可能是宣傳不實、操作不當、屬性不合，但不論怎麼樣，在導入內部工具前，一定要非常謹慎，從一個小部門開始嘗試，沒問題才擴大，會是比較保險的方法。
- 留意轉移難度：數位工具推陳出新是常態、管理工具時常轉換並不奇怪，所以選擇是千萬不要受制於工具，要選擇可以備份、容易轉移的工具。
再次強調：增加管理軟體並不會解決管理議題，如果不清楚軟體的意義與企業管理需求，反而會增加管理成本！
#2 不重視 IAM 是在玩火
IAM 全名 Identity and Access Management，是指身分識別與存取權限管理，這是台灣的企業相對比較容易忽視的一塊，因為多數企業把這個概念籠統的丟給資安單位負責。但在這裡我得申明——IAM 的概念是管理層級的，如果管理層沒有這個思考方向，就是把品牌綁在炸彈上，總有一天會出問題，只是還沒炸掉而已。
讓我舉一個常見的例子：許多企業都在應用雲端硬碟作為資料管理，並透過分享權限給不同的人員，但很少人會仔細地審視這些檔案的權限，也因此造成很多檔案其實可以被離職的人所存取——這代表企業將內部的重要資料，分享給了非企業內部的人。首先，如果這其中有客戶資料，那絕對是違反保密協議的；其次，內部的溝通紀錄、長期佈局策略，也都會被外人了解，如果這個員工離職是去對手的企業呢？造成的後果往往是不可估計的！
這還僅僅是一種狀況，實際上忽略 IAM 導致問題遠遠不止這些：機密資料外流、檔案被不小心修改甚至刪除、客戶資訊被同業拿走⋯⋯，這些都是可能危及品牌存亡的議題，也因此我才會說：管理層沒有意識到這個問題，其實是把品牌綁在炸彈上。
IAM 並不複雜，回答一個問題就可以了：企業中誰可以看到什麼？
#2-1 做好 IAM 需要很高的成本嗎？
這是很多老闆馬上想到的問題，以我的經驗來說，這要看企業的複雜程度，而且與上面那個問題有直接關係，如果企業當前引入了大量的第三方解決方案，那 IAM 的管理將會變得極其複雜，很有可能會是一個全職人員才能做好的工作；但多數情況下，IAM 其實並不複雜，只需要有統一的規範，並且在軟體使用上做好規矩與設定即可。
我通常會建議企業把 IAM 的管理模式綁定在 Google Workspace 上，不僅僅是因為雲端硬碟、日曆、Google Meet 這些常用程式，還因為 Google Workspace 擁有 SSO 的功能，可以作為所有權限的管理中心。（實際上 Procrustes 的合作夥伴 HexCraft 就有開發相關的程式，幫助企業把權限管理收攏在同一個地方，以企業的 Google 帳號來做所有工具的權限控管中心。如果你的企業正面臨類似的問題，歡迎詢問我們的 Line。）
#3 CIS 遠比你想像的更重要
很多人都知道 CIS 是統一識別概念，但多數人仍停留在將 CIS 看作「視覺設計元素」，實際上 CIS 還包含了品牌的目標與行為認知，而這兩者對內部經營非常重要，組織的行事準則是否有符合企業目標，將會直接決定組織成員是否能理解工作意涵，並且能否形成歸屬感。
#3-1 「理念」與「行為」一致才能構成品牌文化
在建構品牌的統一性時，把視覺設計統一僅僅是 CIS 的一個項目而已，實際上我們還需要建構品牌的「理念識別」與「行為識別」。當我們以內部管理的角度來審視這個概念時，往往會發現企業出現了理念與行爲不統一的狀況，舉例來說：如果組織目標是「讓客戶滿意」，但組織行為卻綁定在「遵守 SOP」的原則上，那麼當員工遇到 SOP 可能造成客戶不滿意的狀況時，將會無所適從。而這種「不知道怎麼做是對的」的心態，會形成極大的壓力，導致內部工作紊亂，最終影響長期發展。
也因此，所謂的企業文化絕對不是朝著拿出來唸唸、或者是放到形象海報上的 Slogan，而是由於整個品牌都認可相同的理念，並且以此理念作為行事標準，最終反應出的感官集合。也只有建構健全的品牌文化，才能真正激勵員工，改善企業效率。
長期品牌文化不是口號能構成的，是企業從內至外的理念與行為統一！
#4 老闆有些躲不了的責任
我個人始終認為老闆不是個好職位，因為成功了不能攬功、失敗了絕對得要攬責任。然而，雖然這個職位很辛苦，卻能體會到與別人不同的人生、看到不一樣的觀點，所以在這裡並不是要責備各位老闆，而是給予一些顧問中肯的建議。
#4-1 別讓當前的成功蒙蔽視線了
企業常見的一個迷思就是：誤以為「賺錢」等於「成功」！我得在這裡潑你們冷水，在商業的環境中，選擇往往比正確性重要；也就是說，如果行業主題選對了（或者你矇對了），品牌完全可以因為市場氛圍與機會產生大量的利潤，根本與企業能力無關。但問題就出在市場總是會輪替，如果企業不具備真正的實力，早晚是會垮台的。
這樣的案例層出不窮，例如：2021 年的區塊鏈市場，不論做什麼都可以紅，不論怎麼做都會賺錢、2000 初期的電商幾乎沒有失敗的⋯⋯。可是想要長遠的發展，不能只依賴運氣，如果不懂怎麼經營品牌，當市場走向低潮，企業也會撐不住。
#4-2 讓公司去賺錢，而不是照顧你
很多老闆會出現大頭症的通病（尤其是賺錢的），我認為問題可以簡單地釐清成：老闆是希望公司善於創造價值，還是成為玩具？這句話聽起來很尖銳，但非常的現實。我遇到太多客戶最大的問題就是，老闆認為公司要服務他，所以不論我們用什麼規矩、合理性、企業目標、企業價值、利潤⋯⋯都沒用，只要老闆不喜歡，通通都是多餘的。這樣的體制造成的結果就是——整個企業的目標其實是「滿足老闆的心理」，賺錢、產生價值都是其次。要我說，如果一個企業是這種模式（超多企業是），那就失去了成長的任何可能性！
老闆是造成內部溝通困難的主因
同樣的，我只是點出問題，並不是要指責老闆的角色，在企業內部經營時，之所以會出現內部營運效率低落的問題，絕大多數都是老闆造成的。因為員工本能地會依附老闆的決策，這導致有許多工作項目將會變成「說服老闆」，而不是對外創造價值。
而一旦產生內部繁雜的問題時，會導致另一個隱性問題：如果員工認知到自己做的大多數事情都是內部溝通，而不是產生價值，將會降低員工的積極性，並且降低認同與歸屬感，這會導致企業越來越沒生氣，簡單說就是慢性死亡。
在我看來，雖然每個企業的經營方式與業務不同，但中小型公司必須將內部事務的佔比壓在 20% 以內，才能保持運轉的效率。而這不僅僅是要在流程上、工具應用上作出優化與改變，更重要的是：老闆得清楚知道自己在內部營運中，具有舉足輕重的影響力，切勿讓個人的習慣與喜好，衝擊公司的理念與目標！讓員工知道企業理念才是最核心的準則，才有助於減少這樣的困擾。
結論
企業經營與管理是長期經營的重大議題，這個議題之所以大，並不是因為其中的規矩與思考方式很複雜，而是因為對象是「人」。而人性是我們時至今日，也無法用單純的制度與邏輯去規範的，這也導致了諸多不同的管理風格與企業文化。
這篇文章的核心目標，是希望企業在建立品牌文化時，避開一些認知錯誤，少走一點彎路，就能提升品牌的成就！
